Tietosuojaseloste

Aurea Kodit Oy tietosuojaseloste

Tietosuojalain ja Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679/EU) mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja.

REKISTERINPITÄJÄ

Aurea Kodit Oy
Kempeleentie 7 B
90400 Oulu
2386832-0

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Marko Kyngäs
044 584 7171
marko.kyngas@aurealkv.fi
Kempeleentie 7 B
90400 Oulu

REKISTERIN NIMI JA TIETOSISÄLTÖ

Aurea Kodit Oy:n asiakasrekisteri

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE / MIKSI KERÄÄMME TIETOJANNE?

Aurea Kodit Oy:n liiketoiminta edellyttää, että se kerää asiakkaistaan tiettyjä henkilötietoja. Tällöin Aurea Kodit Oy toimii tietosuojalainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä. Tämän tiedoston tarkoituksena on informoida rekisteröityjä heidän henkilötietojensa käsittelystä.

Yleistä henkilötietojen käsittelystä

Siltä osin kuin Asiakasrekisteri sisältää henkilötietoja, niiden käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassaolevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötiedon käsittelyä. Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön. Tässä asiakirjassa kuvataan tarkemmin henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovutusta koskevat menettelytavat, sekä asiakkaan eli rekisteröidyn oikeudet.

Henkilötietojen keräämisen tarkoitus

a) Sopimus-, asiakas- tai niihin rinnastettava muu suhde

  • Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on rekisterinpitäjän sopimus- tai asiakassuhde toimeksiantajan (esim. myyjä tai vuokranantaja) kanssa
  • toimeksiannon suorittamiseen liittyvä suhde toimeksiantajan vastapuolen (esim. ostaja tai vuokralainen) kanssa
  • sopimussuhde arviointitoimeksiannon tai muun asiantuntijapalvelun käyttäjän kanssa.

Rekisterinpitäjä voi kerätä tietoja myös esim. asuntoesittelyissä läsnä olevilta henkilöiltä rikosten tai väärinkäytösten ennaltaehkäisemiseksi, valvomiseksi ja selvittämiseksi, tai muillakin keinoin mahdollisten asiakkaiden kiinnostusten kohteiden selvittämiseksi tai myöhemmän asiakassuhteen perustamiseksi/palvelujen tarjoamiseksi ja markkinointiin.

b) Kiinteistönvälitysliikkeitä koskeva lainsäädäntö, ml. laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000) ja laki kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000) ja niihin perustuva toimeksiantojen hoitaminen sekä Asiakkaan omien hakujen selvittäminen edellyttävät alla kohdassa ”Asiakasrekisterin tietosisältö” mainittujen tietojen tallentamista, käyttämistä ja säilyttämistä. Välitysliikkeen tulee mm. pitää toimeksiantopäiväkirjaa, johon kuhunkin toimeksiantoon liittyvät henkilö-, kohde- ja tapahtumatiedot tallennetaan.

c) Rahanpesun lakisääteinen valvonta

Lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017, jäljempänä ”Rahanpesulaki”) 3 luvun 3 §:n mukaisesti Asiakkaan tuntemistietoja ja muita lain mukaisia henkilötietoja tallennetaan, säilytetään ja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattamista varten. Asiakkaan tuntemistietoja tai muita henkilötietoja, jotka on hankittu ainoastaan rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi ja paljastamiseksi, ei käytetä tarkoitukseen, joka on yhteen sopimaton näiden tarkoitusten kanssa.

d) Suostumukseen perustuva tietojen tallentaminen

Lisäksi asiakasrekisterin henkilötietoja voidaan käyttää lisämyynti- ja markkinointitarkoituksiin. Käsittely perustuu tällöin Aurea Kodit Oy:n ja asiakkaan väliseen sopimussuhteeseen sekä rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.
Lisäksi Aurea Kodit Oy kerää asiakasrekisteriin henkilötietoja (nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero) potentiaalisista asiakkaista myynti- ja markkinointitarkoitusta varten. Käsittelyperusteena on tällöin oikeutettu etu.

Tietojen käyttötarkoitus

Asiakasrekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää seuraaviin pääasiallisiin tarkoituksiin:

  • asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
  • palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen, parantaminen ja suojaaminen
  • laskutus, perintä ja asiakastapahtumien varmentaminen
  • mainonnan kohdentaminen
  • palveluita koskeva analysointi ja tilastointi
  • asiakasviestintä, markkinointi ja mainonta
  • palveluihin liittyvien rekisterinpitäjän ja muiden toimeksiantoihin liittyvien henkilöiden ja tahojen oikeuksien ja/tai omaisuuden suojaaminen ja turvaaminen,
  • rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen, sekä
  • muut vastaavat käyttötarkoitukset.

Seuraamukset tietojen saamatta jäämisestä

Mikäli rekisterinpitäjä ei saa edellä mainituissa kohdissa a), b) ja c) tarkoitettuja tietoja, ei asiakassuhdetta voida välttämättä aloittaa tai jatkaa, taikka ryhtyä muuhun sopimukseen tai osallistua oikeustoimeen Asiakkaan kanssa. Mikäli asuntoesittelyssä ei saada kävijän tunnistamiseksi riittäviä tietoja, ei kyseistä henkilöä voida välttämättä päästää asuntoesittelyyn.

ASIAKASREKISTERIN TIETOSISÄLTÖ / MITÄ TIETOJA KERÄÄMME?

Rekisterissä ja sen liitteissä käsitellään, tai voidaan käsitellä, seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

  • Asiakkaan perustiedot, kuten koko nimi, osoite, kieli
  • omasta tai yrityksen puolesta toimivan henkilön henkilötunnus ja mahdollisesti yritystunnus luotettavaa tunnistamista varten
  • laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
  • asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten Asiakkaalle tarjotut palvelut, niiden käyttämispäivä, ostotarjouksen, sen hyväksymisen, vuokra- tai kauppasopimuksen tekopäivä ja tiedot, kohdetiedot, välityspalkkio, palvelun myyjätiedot sekä muut vastaavat tiedot
  • lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
  • mielenkiinnon kohteet ja muut Asiakkaan itse antamat tiedot
  • palvelujen muut tapahtumatiedot
  • reklamaatiot ja niiden käsittelytiedot
  • vuokralaisen luottotiedot ja muut taloudelliset tiedot vuokranmaksukyvyn arvioimista varten
  • Toimeksiantorekisteri sisältää myös välitettävään kohteeseen liittyviä henkilötietoja, kuten asunto-osakeyhtiön isännöitsijän ja hallitusten jäsenten nimet ja mahdolliset yhteystiedot. Näiden tietojen käsittelyn perusteena on lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen. Toimeksiantorekisteriin kuuluu myös uudiskohteiden ennakkovarausrekisteri, jonka sisältämiä henkilötietoja käytetään uudiskohteiden myyntiprosessissa. Uudiskohteiden ennakkovarausrekisterit sisältävät asiakkaan henkilötiedot kuten nimen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron. Rekisteri voi sisältää myös muita asiakkaan tunnistamiseksi tarpeellisia tietoja.  Henkilötietojen käsittely on tarpeen välitystehtävän suorittamiseksi ja lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

Rahanpesulain valvontaa koskevissa rekisteritiedoissa käsitellään, tai voidaan käsitellä, seuraavia tietoja:

  • nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
  • edustajan nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
  • oikeushenkilön täydellinen nimi, rekisterinumero, rekisteröimispäivä ja rekisteriviranomainen
  • oikeushenkilön hallituksen tai vastaavan päättävän elimen jäsenten täydelliset nimet, syntymäajat ja kansalaisuudet
  • oikeushenkilön toimiala
  • tosiasiallisten edunsaajien nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
  • henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan nimi, asiakirjan numero tai muu tunnistetieto ja myöntäjä taikka kopio asiakirjasta tai jos asiakas on etätunnistettu, tiedot todentamisessa käytetystä menettelystä tai lähteistä
  • tiedot Asiakkaan toiminnasta, liiketoiminnan laadusta ja laajuudesta, taloudellisesta asemasta, perusteet liiketoimen tai palvelun käytölle ja tiedot varojen alkuperästä sekä muut Rahanpesulain 4 §:n 1 momentissa tarkoitetut Asiakkaan tuntemiseksi hankitut tarpeelliset tiedot
  • Rahanpesulain 4 § 3. mom. mukaiset varojen alkuperän selvittämiseen liittyvät tiedot, ja 13 §:n mukaiset poliittisesti vaikutusvaltaiseen henkilöön liittyvän tehostetun tuntemisvelvollisuuden täyttämiseksi hankitut välttämättömät tiedot
  • ulkomaalaisen Asiakkaan, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta, osalta tieto Asiakkaan kansalaisuudesta ja matkustusasiakirjan tiedot

TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Asiakasrekistereiden sisältämät henkilötiedot säilytetään sopimussuhteen ajan sekä sen päättymisen jälkeen niin pitkään kuin on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden ja asiakassuhteen hoitamisen vuoksi.

Lainsäädäntö velvoittaa säilyttämään välitystoimeksiantorekisterien sisältämät henkilötiedot viisi vuotta toimeksiannon päättymisestä. Tämän jälkeen tietoja säilytetään niin pitkään kuin on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi.

Asiakaspalautteet ja reklamaatiot säilytetään, kunnes kyseinen palaute tai reklamaatio on käsitelty tai niin pitkään kuin on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi.

Markkinointirekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin tietoja hyödynnetään asiakasviestinnän ja markkinoinnin tarkoituksissa tai kunnes rekisteröity peruuttaa antamansa suostumuksen. Tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta arvioidaan säännöllisesti.

MISTÄ TIETOJA KERÄTÄÄN?

Aurea Kodit Oy:llä on markkinointirekisteri, jonka sisältämiä henkilötietoja käytetään suoramarkkinointiin, sähköpostimarkkinointiin, asiakaskyselyihin ja muihin vastaaviin markkinointitoimiin. Markkinointirekisteri sisältää henkilön nimen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron ja osoitteen sekä muut rekisteröidyn mahdollisesti antamat tiedot, esimerkiksi tiedon asumistilanteesta tai kiinnostuksen kohteena olevasta asunnosta. Käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tai rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Mistä Aurea Kodit Oy saa henkilötiedot?

Tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään. Tietoja voidaan kerätä myös viranomaislähteistä, kuten kaupparekisteristä. Yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden tietoja saadaan lisäksi julkisista lähteistä, kuten yrityksen omilta internetsivuilta. Myynti- ja markkinointitarkoituksiin yritysten yhteystietoja voidaan hankkia myös niitä tarjoavilta yrityksiltä.

Toimeksiantajalta saadaan tietoja toimeksiantosopimuksen tekemisen yhteydessä, vuokra-asunnon hakijalta vuokrahakemuksesta, vuokralaiselta vuokrasopimuksen tekemisen yhteydessä ja ostajalta ostotarjouksesta tai kauppakirjan tekemisen yhteydessä. Lisäksi välityskohteen osalta tietoja saadaan esimerkiksi asunto-osakeyhtiön edustajalta (esim. isännöitsijäntodistus, tilinpäätöstiedot) tai viranomaisrekistereistä (esim. lainhuutorekisteri). Luottotiedot voidaan tarkistaa ulkopuolisen palveluntuottajan rekistereistä (esim. Suomen Asiakastieto Oy, Kauppalehden Tietopalvelut yms.).

Markkinointirekisterin tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään mm. hänen täyttäessä verkossa yhteydenottolomakkeita tai osallistuessa esimerkiksi kilpailuihin tai tapahtumiin. Henkilötietoja voidaan kerätä tai päivittää myös muista henkilötietojärjestelmistä, yhteistyökumppaneiden rekistereistä sekä henkilötietoja tarjoavilta yrityksiltä ja viranomaisilta.

TIETOJEN LUOVUTUS / MIHIN TIETOJA VOIDAAN ANTAA?

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimisissa ja velvoittavissa rajoissa, sekä osapuolten välisen sopimuksen toteuttamiseksi tai asiallisen yhteyden täyttyessä. Henkilötietoja voidaan luovuttaa siten esimerkiksi aluehallintovirastolle ja muille viranomaisille, kaupanteon yhteydessä kaupan osapuolten pankeille ja toimeksiannon eri vaiheissa mm. isännöitsijälle ja maanmittauslaitokselle.

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle lain sallimin tavoin, mikäli tiedot siirretään maahan, jossa Euroopan komissio on todennut tietosuojan tason olevan riittävä, tai sopimusjärjestelyin voidaan taata tietosuojan riittävä taso.

Siirto EU:n ulkopuolelle voi väliaikaisesti tapahtua myös erilaisten pilvipalvelujen käyttämisen yhteydessä, kuten esim. OneDriven, iCloudin tai Dropboxin yhteydessä.

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa.

Kauppahinta- ja kaupan kohteen muita tietoja luovutetaan lisäksi Kiinteistönvälitysalan Keskusliitto (KVKL) ry:lle, jossa tiedot tallennetaan kiinteistönvälittäjien käyttämään KVKL:n hintaseurantapalveluun (HSP) palvelun edellyttämässä laajuudessa. HSP:sta tietoja voidaan luovuttaa edelleen HSP:n asiakkaille. Kyseisen palvelun tietosuojaseloste on luettavissa osoitteessa www.hintaseurantapalvelu.fi/tietosuoja.

Rekisterinpitäjän tietohallinnon ulkoistamisen yhteydessä henkilötietojen käsittelyä voi tapahtua myös rekisterinpitäjän alihankkijoiden toimesta, mutta tällöin vain rekisterinpitäjän lukuun. Sellaisia alihankkijoita voivat olla esim. kiinteistönvälitysjärjestelmien ja markkinointijärjestelmien palveluntarjoajat sekä asuntojen myynti-ilmoitusportaaleja ylläpitävät tahot.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET / MITEN SUOJAAMME HENKILÖTIETOJANNE?

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää Asiakasrekisterin pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös muille käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä ja alihankkijoiden työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se on työhön liittyvien tehtävien hoitamiseksi tarpeellista. Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.
Siltä osin, kuin henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjän lukuun tämän alihankkija, on rekisterinpitäjän ja alihankkijan välisillä sopimuksilla huolehdittu asianmukaisten suojatoimien järjestämisestä ja varmistettu, että henkilötietojen käsittely täyttää tietosuojalainsäädännön vaatimukset. Tiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Paperinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET / MITEN VOIN TOIMIA VARMISTAAKSENI KÄSITTELYN LAINMUKAISUUDEN?

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitteleekö rekisterinpitäjä häntä koskevia henkilötietoja. Mikäli tietoja käsitellään, on rekisteröidyllä oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos henkilötiedoissa on puute, virhe tai muu epätarkkuus tai mikäli tieto on vanhentunut, on rekisteröidyllä oikeus pyytää tietojensa oikaisemista.

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen tai sopimussuhteeseen, rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Tämä oikeus koskee vain automaattisesti käsiteltäviä henkilötietoja.
Rekisteröidyllä on oikeus tietyissä tilanteissa rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä. Tämä oikeus on esimerkiksi tilanteessa, jossa rekisteröity kiistää henkilötietojensa oikeellisuuden tai käsittelyn lainmukaisuuden. Tällöin käsittelyä rajoitetaan tietojen oikeellisuuden ja käsittelyn lainmukaisuuden varmistamisen ajaksi.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista. Kyseinen oikeus tulee kyseeseen vain, mikäli henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta eikä tietoja tarvitse säilyttää lain perusteella. Tietoja ei siis ole mahdollista poistaa sinä aikana, kun niiden säilyttämiselle on oikeudellinen peruste.

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Tarkastus-, oikaisu- tai muun pyynnön voi esittää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun tässä selosteessa mainituilla yhteystiedoilla.
Henkilötietojen käsittelyyn ja rekisteröityjen oikeuksiin liittyvissä kysymyksissä pyydämme ensisijaisesti olemaan yhteydessä sähköpostitse.

Erimielisyydet
Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia Tietosuojavaltuutetun käsittelyyn, jos rekisterinpitäjä ei noudata rekisteröidyn oikaisu- tai muuta pyyntöä.

Evästeiden käyttö

Käytämme evästeitä (cookies), jotta voimme viestiä paremmin ja kohdentaa sekä kehittää palvelujamme.

Eväste on verkkosivustolla kävijän päätelaitteelle tallentuva tekstitiedosto. Evästeen avulla verkkosivujen ylläpitäjä voi tunnistaa kävijän, kun hän seuraavan kerran vierailee sivustolla. Eväste voi myös toimia tunnisteena, kun kävijä vierailee toisen toimijan sivustolla. Tällöin hänelle voidaan toisen toimijan sivulla näyttää mainosta, joka kytkeytyy evästeen tallentaneeseen sivustoon. Kävijän tunnistus sisältää tietoja käytetystä päätelaitteesta, tehdyistä valinnoista ja selailluista sivuista.

Evästeiden antaman tiedon perusteella voimme tarjota käyttäjälle kohdennettua sisältöä sekä helpottaa sivujen käyttöä.

Evästeet eivät vahingoita päätelaitetta tai tiedostoja.

Selaimen asetukset voivat estää evästeiden käytön. Muuttamalla asetuksia evästeet saa käyttöön tai pois käytöstä. Jos estät evästeiden käytön, niin otathan huomioon, että se saattaa vaikuttaa verkkopalvelun toiminnallisuuteen.

Verkkosivujemme kävijätiedon analysointiin käytämme myös Google Analyticsia. Sen avulla voimme seurata sivujemme kävijämääriä. Voimme kerätä tietoa siitä, millä sivuilla olet vieraillut ja milloin, mitä selainta käytät ja mikä on tietokoneesi IP-osoite. Voit halutessasi estää seurannan asettamalla opt out -evästeen.

Lisätietoa: www.aboutcookies.org, Google Analytics privacy overview, Opt out of Google Analytics tracking